フレーズやルールを一括でインポート／エクスポートする方法
文賢の以下のデータは、CSV形式で一括インポート／エクスポートできます。
- 文章表現・・・オリジナルカテゴリのフレーズ
- 推敲支援・・・カテゴリ／ルール
- 校閲支援・・・カテゴリ／ルール
- アドバイス・・・カテゴリ／アドバイス
インポート機能は、社内やメディアで既に表記ルールが決まっている場合などにご活用いただけます。
- インポートができるのはカスタム辞書の所有者のみとなっています。
- エクスポートは所有者または辞書の編集権限を付与したユーザーのみ可能です。
- インポートをおこなうと既存のデータが上書きされます。
（既存データとの差分を「追加する」仕様ではありませんので、ご注意ください）
目次
インポート／エクスポートの手順は、上記4種類の場合のいずれも同じであるため、下記より「推敲支援」の場合を例に紹介していきます。
※画面キャプチャが最新の文賢の画面と一部異なる場合がありますが、操作方法等に違いはありません。
既存の推敲支援の一覧をエクスポートしてバックアップする
まずはバックアップのため、既存のデータをエクスポートします。
文賢にログインし、エクスポートしたい使用中の辞書を選択・確認し、辞書を編集をクリックします。
①推敲支援を選択、② 一括操作にマウスオーバーし、③推敲支援をエクスポートをクリックします。
CSVファイルがダウンロードされます。
CSVファイルをエクセルなどで開くと、以下のようになっています。
（項目に関しては、インポート手順の各項目の説明で解説しています）
ファイルのバックアップはこれで完了です。
続いて、インポート手順を紹介します。
インポート用のCSVファイルを準備する
インポート用のCSVファイルは、先ほどエクスポートしたCSVファイルをコピーして使うか、新規のCSVテンプレートをダウンロードすることも可能です。
新規のCSVテンプレートをダウンロードして使いたい場合は以下のとおりです。
新規のCSVテンプレートをダウンロードする場合
①推敲支援のタブを選択した状態で、②一括操作にマウスオーバーし、③推敲支援をインポートをクリックします。
ウィンドウが開くので、CSVテンプレートをダウンロードをクリックすると、ダウンロードが開始されます。
ダウンロードしたCSVファイルは以下のように、1行目に項目名のみが入ったファイルとなっています。
この新規のテンプレートまたはエクスポートして複製したファイルに、必要な項目を入力してインポート用のCSVファイルを作成します。
お手数ですが、新しいCSVテンプレートをダウンロードして作成してください。
各項目の説明
インポート項目は、「文章表現」と「推敲支援／校閲支援」、「アドバイス」で異なるため、それぞれ紹介します。
文章表現のインポート項目
登録可能な数：フレーズ 1,000件
- フレーズ（500文字まで）・・・オリジナルの文章表現フレーズ
- 補足（500文字まで）・・・フレーズに対する補足情報
- 使用例（500文字まで）・・・文章表現の具体的な使用例 （改行を入力できます）
- ビジネス寄り・・・「ビジネス寄り」の絞り込みで有効にする（1：指定する／0：指定しない）
- お気に入り・・・「お気に入り」状態の指定（1：指定する／0：指定しない）
- タグ（4つまで）・・・文賢に用意されているタグのみ設定できます。文章表現タグコピーツールを使用いただくと便利です
- 管理メモ（200文字まで）・・・ 登録に関するメモ。文章表現の画面では表示されません
- 形態素フラグ・・・有効にする場合は1、無効にする場合は0を入れます（1：有効／0：無効）
- 有効フラグ・・・有効にする場合は1、登録はするが設定を無効にする場合は0を入れます（1：有効／0：無効）
校閲支援／推敲支援のインポート項目
登録可能な数：ルール 5,000件／カテゴリ16件
- キーワード（100文字まで）・・・校閲支援／推敲支援の画面でヒットさせたいキーワード
- 推奨ワード（100文字まで）・・・チェックしたキーワードに対して、推奨する別のキーワード
- 基本コメント（100文字まで）・・・チェックしたキーワードに対して表示されるコメント
- 補足（500文字まで）・・・チェックしたキーワードに対し、アイコンをクリックすると補足で表示されるコメント （改行を入力できます）
- カテゴリ（16文字まで）・・・校閲支援／推敲支援に追加する「チェック項目」
※インポート時にはあらかじめカテゴリを作成しておく必要があります。 - 管理メモ（200文字まで）・・・ 登録に関するメモに使います。校閲画面では表示されません
- 形態素フラグ・・・有効にする場合は1、無効にする場合は0を入れます（1：有効／0：無効）
- 有効フラグ・・・有効にする場合は1、登録はするが設定を無効にする場合は0を入れます（1：有効／0：無効）
アドバイスのインポート項目
登録可能な数：アドバイス 500件／カテゴリ50件
- アドバイス（200文字まで）・・・アドバイスの画面で表示したい内容
- 補足（1,000文字まで）・・・アドバイスの補足アイコンをクリックすると表示されるコメント （改行を入力できます）
- カテゴリ（32文字まで）・・・アドバイスのカテゴリ名
※インポート時にはあらかじめ辞書・チェック設定画面でカテゴリを作成しておく必要があります。 - 管理メモ（200文字まで）・・・ 登録に関するメモに使います。アドバイス画面では表示されません
- 有効フラグ・・・有効にする場合は1、登録はするが設定を無効にする場合は0を入れます（1：有効／0：無効）
上記に従い、CSVファイルの用意ができたら、インポートをおこないます。
以下より「推敲支援」の場合を例にインポート方法を紹介していきます。
推敲支援のCSVファイルをインポートする
①推敲支援のタブを選択した状態で、②一括操作にマウスオーバーし、③推敲支援をインポートをクリックします。
「推敲支援をCSVでインポート」のウィンドウが開くので、CSVを選択するボタンをクリックし、作成したCSVファイルを選びます。
CSVが読み込まれると、プレビューが表示されます。
プレビュー内容を確認し、問題なければ上書きするをクリックします。
この時、読み込み先にCSVデータと同じカテゴリがない場合は以下のエラーが表示されます。
以下のヘルプ記事を参考に、インポートするCSVに記載されたものと同じカテゴリを事前に作成してください。
最終確認のアラートが表示されるので、内容を確認しOKをクリックします。
※アラートにある通り、辞書を共有しているユーザーがいる場合は、あらかじめデータのインポートをすることを伝えておきましょう。
データに問題が無く、インポートが開始されると、以下のローディング画面が表示されます。
完了するまでは、ブラウザの終了操作はおこなわないようにしてください。
インポートが無事完了すると、辞書の管理画面に戻り「辞書データを追加しました。」の文字が表示されます。
これで、CSVファイルによる一括インポートの操作は完了です。
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